Меню

 "Школе гостеприимства" Вам всегда рады!

HSVL

Бюджетирование: вид сверху, снизу и со стороны

 Бюджетирование: вид сверху, снизу и со стороны

  Взгляд сверху

Ситуация: Как руководитель компании Вы бываете на отраслевых конференциях, изучаете аналитику, общаетесь с руководителями других компаний, причем часто – неформально. Благодаря этому Вы имеете достаточно достоверное представление о рынке, на котором работает Ваша компания, понимаете планы и проблемы других игроков. И Вы представляете, какие возможности будут на Вашем рынке в следующем году.

У Вас есть амбиции – финансовые и профессиональные. Вы хотите, чтобы в следующем году компания достигла более высоких результатов. И ставите цель по выручке – с учетом возможностей, которые Вы видите. В чем подвох?

Проблема: Как только поставлена цель по выручке, от подразделений компании начинают поступать различные сигналы. Находятся и те, кто считает, что такой план выполнить невозможно в принципе. Но чаще поступает запрос на ресурсы: этот план можно выполнить, если вы предоставите персонал, скидки/отсрочки/товарный запас, оборудование, бюджет на продвижение (продолжите сами).

Собственно говоря, искусство бюджетирования в том, чтобы согласовать цель по выручке и запрос на ресурсы так, чтобы выйти на приемлемый уровень плановой прибыли. На практике мы можем получить длительный процесс доработки, который остановится не потому, что результат всех устроил, а потому, что все устали бюджетировать.

И здесь у руководителя есть слабое место: сложно оценить реальную потребность подразделения в ресурсах. Руководители, как и сотрудники, знают народную мудрость «проси больше – получишь ровно столько, сколько нужно», и опасаются роста затрат, то есть снижения уровня прибыли. В то же время Вам не нужны срывы и нарушение обязательств перед клиентами, которые могут возникнуть из-за того, что «в кузнице не было гвоздя».

Что делать: Руководитель не может знать в деталях работу каждого подразделения. Нужно знать главное: внутренние и внешние ограничивающие факторы бюджета.

Внешние факторы – изменение емкости рынка, сезонность, действия других компаний. Если Вы оценили внешние ограничители, и все равно видите возможности, то необходимо разобраться с внутренними ограничителями.

Что чаще всего является ограничивающими внутренними факторами:

Подразделение, функция Примеры ограничивающих факторов
Продажи 1 менеджер может сделать в день в среднем Х звонков, и провести Yвстреч. Конверсия контактов в заказы составляет Z. Варианты ограничивающих факторов:
  1. Вы достигли предельных значений по количеству звонков и встреч на менеджера, конверсия достаточно высокая. Главным ограничивающим фактором является число менеджеров
  2. У вас существенный разброс по количеству звонков в день между средним и лучшим менеджером продаж. Главным ограничивающим фактором является квалификация менеджеров
  3. Менеджеры работают на предельных значениях звонков и встреч, но далее запросы некачественно отрабатываются, конверсия низкая. Главным ограничивающим фактором является состояние CRM
Ассортимент Компания продает продукты А и B, оба продукта – «товары длительного пользования». Клиентам, которые покупают у вас А и В, также нужен товар С, который используется как расходный материал для А и В, но его у вас нет. Поэтому клиенты, купившие А или В, для вас «пропадают» на несколько лет. Главный ограничивающий фактор – отсутствие в ассортименте товаров или услуг регулярного, высокочастотного потребления для актуальных клиентских групп
Производство Загрузка производства на отдельных участках приближается к 100% практически ежемесячно. В «узких местах» выстраивается очередь из заказов, из-за которой срываются сроки отгрузки. Клиенты переключаются, и потом долго не хотят снова работать с вами.  Главный ограничивающий фактор – пропускная способность производства
Логистика Растет число рекламаций в связи с недовложениями и пересортицей, увеличивается доля заказов с рекламациями в общем числе заказов. Главный ограничивающий фактор – мало места на складе, из-за этого адресное хранение не соблюдается, и нужный товар сложно отыскать
Обеспечивающие подразделения Вы часто теряете заказы только из-за того, что слишком долго оформляются коммерческие предложения. Это происходит из-за сложной системы согласований, когда документы передаются из подразделения в подразделение. Главный ограничивающий фактор – низкая дисциплина коммуникаций между подразделениями

Таким образом, чтобы принять бюджет, представленный подразделением, нам нужно:

  • Договориться, что является главными ограничивающими факторами (из не должно быть слишком много, 1-3)
  • Определить, в чем измеряется величина ограничивающих факторов. Это будут неденежные показатели, например: количество заказов на 1 сборщика, количество звонков на 1 менеджера, % загрузки оборудования и т.д.
  • Оценить текущую обеспеченность ресурсом по главным ограничивающим факторам: какой рост выручки мы можем выдержать, не выделяя дополнительные ресурсы
  • Оценить потребность в дополнительном ресурсе для достижения плановой выручки
  • Рассмотреть различные варианты решения «проблемы главного ограничивающего фактора», включая и малозатратные, и радикальные, инвестиционноемкие, примерно оценить затраты
  • Сопоставить выгоду и затраты по разным вариантам, выбрать оптимальный для компании. Объяснить свою позицию подразделению
  • Спланировать мероприятия (найм, обучение, покупку оборудования, внедрение CRMи т.д.), уточнить их стоимость и график выплат
  • Включить эти затраты в бюджет

P.S. Всегда есть искушение повысить план по выручке, не увеличивая планы по затратам. Это сработает, только если в команде есть люди, разделяющие Ваш взгляд и готовые постоянно искать внутренние резервы и внедрять изменения в работу подразделений.  Если не хотите вкладывать в рост затрат – вкладывайте в людей и технологии управления затратами. Ну и не забывайте, что у всего есть предел пропускной способности (читайте «Антихрупкость» Н. Талеба).

Взгляд снизу

Ситуация: А теперь представьте, что Вы – менеджер среднего звена, которому нужно обосновать затраты своего подразделения под новый план продаж.

Вы отвечаете за деятельность подразделения перед руководством. Одновременно Вы отвечаете перед своими подчиненными – за мотивацию, обеспечение «средствами труда», за безопасность и т.д.

Проблема: И Вы, и сотрудники Вашего подразделения, скорее всего, недовольны объемом существующего ресурса (надо бы больше людей, больше площадь склада, чаще планово-предупредительные ремонты и т.д.). Увеличение плана продаж вызывает рост нагрузки, и Вы лучше, чем кто-либо, представляете, какие риски возникнут в Вашем подразделении. Вы хотели бы запросить дополнительные ресурсы. Но, возможно, у Вас уже есть негативный опыт – бюджет с увеличенными затратами не утвердили с комментариями в духе «просто работайте лучше».

Что делать: Думаю, прочитав предыдущий раздел, Вы уже лучше понимаете логику руководителя. На самом деле, цели Ваши и руководителя не так уж сильно противоречат друг другу. И Вы, и руководитель можете выиграть от того, что компания заработает больше прибыли. И Вам, и руководителю не нужны проблемы с сорванными контрактами и «несчастными случаями на производстве». Ваши действия по обоснованию запроса на ресурсы должны укладываться в логику руководителя:

  • Смоделируйте, что произойдет в Вашем подразделении при увеличении продаж, какие есть риски. Увеличится очередь на обработку заявок или количество ошибок исполнителей?
  • Сформулируйте главный ограничивающий фактор, который существует в Вашем подразделении. Это может быть количество или квалификация персонала, количество или состояние оборудования и т.д.
  • Покажите, как это работает. Соберите статистику за предыдущие годы: какие были объемы работ (например, количество собранных заказов), каким ресурсом их выполняли (сколько потребовалось человеко-часов)
  • Обосновывайте плановые затраты через влияние ограничивающих факторов на деятельность компании, на ее финансовый результат (в том числе через размер потерь, сроки выполнения заказов, рекламации клиентов и т.д.)
  • Всегда предлагайте более одного варианта решения «проблемы главного ограничивающего фактора»

P.S.: Защищать бюджет затрат – сложно. Всегда помните, что руководитель не знает того, что знаете Вы, и наоборот. Необходимо осваивать методы обоснования управленческих решений, основы финансового управления.

 Взгляд со стороны

Мы предлагаем рассматривать бюджет каждого подразделения в такой логике: сначала планируем действия, потом планируем затраты.

№ шага Что делаем
Шаг 1 Действия, ключевые стратегические инициативы подразделения: что предлагается начать делать нового или по-другому, чтобы увеличить результативность и сократить потери
Шаг 2 Бюджет: какими будут затраты подразделения при разных вариантах реализации ключевых стратегических инициатив
Шаг 3 Оценка: что выгоднее для компании – оставить все, как есть (продолжать нести риски), или начать изменения (и профинансировать их)
Шаг 4 Принятие решения, утверждение плана действий и бюджета

В этой же логике предлагаем выстраивать контроль исполнения бюджета:

  • Не забываем про контроль затрат
  • Но первую очередь проверяем, выполняет ли подразделение те действия, которые мы запланировали и утвердили.

Лого Институт Тренинга АРБ Про

© 2012 ЧУДПО "Школа гостеприимства"

Наши координаты: 690091, г. Владивосток, ул. Набережная, 20
E-mail: office@hsvl.ru